ORGA-CARD

Ressourcen optimal einsetzen

OrgaCard erleichtert die organisatorischen und logistischen Abläufe im LK Waidhofen/Ybbs.

„Mitarbeiterinnen aus dem Projektteam bei einer Besprechung: (v.l.) DGKP Daniela Krondorfer (stv. Stationsleitung Chirurgie), DGKP Claudia Mock (Ambulanzleitung) und Silvia Feizlmair (leitende Radiologietechnologin)

Der Patiententransport im Landesklinikum Waidhofen/Ybbs war bisher so geregelt: Zivildiener und OP-Assistenten wa- ren bestimmten Bereichen fix zugeteilt (z. B. Röntgen, Endoskopie). Kam es dort zu Spitzen, waren sie immer auf die Mit- hilfe ihrer Kollegen angewiesen. Die Transportanforderung erfolgte telefonisch, oft waren viele Anläufe notwendig, bis ein freier Mitarbeiter verfügbar war. „Die Transporte sind wegen der demographischen Entwicklung und der immer kürzeren Verweildauer der Patienten im Krankenhaus immer mehr geworden“, sagt Ambulanzleitung DGKP Claudia Mock. Be- dingt durch den Umstand, dass der interdisziplinäre Aufnahmebereich und die Diagnosestraße nicht auf derselben Ebe- ne sind, waren ebenfalls viele Fahrten notwendig. Die ambitionierte Pflegekraft nahm sich im Rahmen des Leadership- Programms dem Thema Patiententransport an. Bei diesem Programm der NÖ Landeskliniken-Holding zur Führungskräf- te-Entwicklung setzt jeder Teilnehmende ein

Projekt eigenverantwortlich um. In ihrem Fall lautete es: OrgaCard.

OrgaCard ist führender Systemanbieter für Softwarelösungen. Die vielseitigen Module unterstützen logistische Anforde- rungsbereiche – vorrangig im Gesundheitswesen, wie nun im LK Waidhofen/Ybbs. Mithilfe von OrgaCard wurde der Pati- ententransport nun optimiert. „Es handelt sich um eine zeit- und wegoptimierte, EDV-gestützte Transportlogistik“, er- klärt Claudia Mock.

Die Funktion des Programmes ist einfach: Die Pflegekraft gibt den Transportauftrag ins System ein. Der zentrale Server leitet den Auftrag an den nächsten freien Mitarbeiter mit der nötigen Qualifikation weiter und übermittelt alle relevanten Informationen an das mobile Endgerät (Handy). Der Mitarbeiter nimmt den Auftrag an, führt ihn aus und bestätigt schrittweise den Verlauf mit Tastendruck. Ist der Auftrag beendet, erkennt das System, dass der Mitarbeiter wieder für weitere Aufträge verfügbar ist. Klingt einfach, ist es auch. Vor dem Start des Pilotlaufes mussten jedoch viele Parameter berücksichtigt und im System programmiert werden: Wie dringlich ist der Auftrag? Ist der Patient sediert? Wie ist der Pati- ent zu transportieren (gehend/liegend/sitzend)? Ist Material mitzunehmen (Patientenkurve, Gehbehelfe usw.)? Um nur einige Beispiele zu nennen.


Interdisziplinäres Projektteam

„Ohne die Unterstützung meiner motivierten Kolleginnen und Kollegen wäre die Umsetzung des Projektes nicht möglich gewesen“, bedankt sich Claudia Mock bei ihrem interdisziplinären Projektteam. Wertvolle Unterstützung erhielt sie auch aus dem LK Amstetten, wo OrgaCard, ebenso wie in einigen anderen Kliniken, schon verwendet wird. Die Baupläne wur- den ins System eingespielt und sogenannte Knoten und Kanten eingezeichnet, um Weglängen zu definieren. „Wir haben ein Netz übers ganze Klinikum gespannt“, sagt Claudia Mock. So konnte man berechnen, von welchem Punkt im Klini- kum man wie lange zum nächsten Punkt braucht. Mit Probeaufträgen hat man überprüft, ob die berechneten Weglängen stimmen. Eine wertvolle Unterstützung dabei war OP-Assistent Thomas Piringer.

Nun sind die Transportaufträge übersichtlich zusammengefasst: Der Nutzer sieht am PC alle in seinem Bereich eingehen- den, ausgehenden und abgeschlossenen Transporte für den jeweiligen Tag. In einem offenen Terminplaner können nun Untersuchungen besser geplant werden wodurch unnötige Wege wegfallen und sich Wartezeiten verkürzen. „Patienten kommen beispielsweise von der Endoskopie direkt ins Röntgen, ohne vorher wieder aufs Zimmer gebracht zu werden und eine ganze Mostviertelrundfahrt durchs Haus zu machen“, schmunzelt Claudia Mock. Durch den Wegfall der vielen Telefonate können sich die Mitarbeiter des Transportdienstes nun vermehrt den Patienten widmen. Dies trägt sowohl zur Patientenzufriedenheit als auch zur Mitarbeitermotivation bei.

Nach einer Vorlaufzeit von circa einem Jahr ist OrgaCard seit Anfang November 2017 im Echtbetrieb. Trotz der einschnei- denden Veränderungen, vor allem auch die Ablauforganisation betreffend, haben die Mitarbeiter das Projekt mitgetra- gen, da die Vorteile für jeden Einzelnen offensichtlich waren. In enger Abstimmung mit der IT im LK Waidhofen/Ybbs und der betreuenden Firma wurden Schulungen für die Mitarbeiter durchgeführt. „Gute Information ist das Um und Auf. Wir haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Beginn an gut eingebunden und in diversen Veranstaltungen (Pro- jektpräsentation Krankenhauskonferenz, Teambesprechungen usw.) ausführlich informiert“, sagt DGKP Daniela Kron- dorfer. Gemeinsam mit der leitenden Radiologietechnologin Silvia Feizlmair hat sie im Projektteam an der optimalen Umsetzung gefeilt. „Es ist beeindruckend, wie viele Wege sich einsparen lassen“, bestätigt Silvia Feizlmair. Ein gutes Bei- spiel, wie das interdisziplinäre Leadership-Projekt einer Mitarbeiterin das Zeit- und Ressourcenmanagement im Klini- kum verbessert hat. Die Klinikleitung bedankt sich bei Claudia Mock und dem gesamten Projektteam für die gelungene Umsetzung.


ORGA-CARD: VORTEILE

• Etablierung einer klaren Struktur

• Steigerung der Patientenzufriedenheit: kürzere Wartezeiten, keine unnötigen Wege

• optimale Nutzung vorhandener Personalressourcen

(gerechte Auslastung bei den Transporten)

• Etablierung eines EDV-gestützten Patiententransportsystems

• Harmonisierung der Abläufe und Planung von Terminen

• Wegfall von Telefonaten

Übersichtlich: Am Handy sieht man alle relevanten Informationen.

(oben) Im Rahmen des Leadership-Programms zur Führungskräfte-Entwicklung arbeitete DGKP Claudia Mock am Projekt Patiententransport.

Die Zivildiener übernehmen viele Transportdienste im Klinikum.

(Mitte) OP-Assistent Thomas Piringer war eine wertvolle Unterstützung beim Festlegen des Bettenspiegels und beim Programmieren.