EINKAUF

Innovatives Projekt

EDV-systemunterstützte Abwicklung von Konsignationslagern in den NÖ Kliniken

Das Amstettner Projektteam: (v.l.) Dipl. KH-BW Sandra Stingl, MBA (Finanzbuchhaltung), Mag. Alexandra Danzinger, aHPh (Leitung Arzneimittelgebarung und Zentraleinkauf, Lead Buyer der NÖ Landeskliniken-Holding), Alfred Weichinger (Einkauf, Lead Buyer der NÖ Landeskliniken-Holding) und DGKP He- rbert Bruckner (Bereichsleiter Zentral-OP/AEMP)

Das Projektteam aus St. Pölten: (v.l.) Claudia Seifert und Daniela Darrer-Hölzl (beide Materialwirtschaft) und RTA Patricia Nissl (Klinisches Institut für Medi- zinische Radiologie, Diagnostik, Intervention )

Die Projektmitglieder aus der Holding-Zentrale: (v.l.) Gerda Klail und Gernot Zeitlinger (Abteilung IKT), Barbara Keiblinger (Abteilung Finanzen und Contro- lling) und Projektleiterin Sabine Gmeiner (Bereichsleiterin Datenmanagement, stv. Abteilungsleiterin Einkauf )

In den NÖ Kliniken wurden bzw. werden die Konsignationslagerartikel mittels aufwändigen Aufzeichnungen, teils hän- disch, teils mittels Excel-Listen, abgewickelt. Diese Produkte, meist Implantate, werden von den Lieferanten in einem soge- nannten Konsignationslager (Fremdlager) im Klinikum bereitgestellt und werden erst nach tatsächlichem Verbrauch ver- rechnet. Der Vorteil liegt in der raschen Verfügbarkeit, vor allem auch Sondergrößen betreffend. Es gab bzw. gibt daher im- mer wieder mühevollen Klärungsbedarf mit Lieferanten und Recherchen bzgl. „fehlender“ Artikel. Um eine systemgestützte Verwaltung von Konsignationslagern zu ermöglichen, war es unumgänglich, eine vom betriebswirtschaftlichen EDV-Sys- tem (SAP) zur Verfügung gestellte Funktionalität der Fremdbestandverwaltung („Konsignationsbestand“) zu nutzen. Die Nachvollziehbarkeit der Konsignationsbestände wird dadurch ermöglicht und die Gefahr von Fehlbeständen zu Lasten der NÖ Kliniken deutlich verringert.

Pilothaus Amstetten

Sabine Gmeiner, Bereichsleitung Datenmanagement, stv. Abteilungsleitung Einkauf: „Im September 2009 hat sich das LK Amstetten als Pilothaus für die EDV-gestützte Einführung von Konsignationslagern zur Verfügung gestellt. Alfred Weichin- ger (Materialwirtschaft), Sandra Stingl (Finanzbuchhaltung) sowie die Leiterin der Apotheke und der Materialwirtschaft Mag. Alexandra Danzinger haben mit ihrem Engagement einen wesentlichen Beitrag zur erfolgreichen Umsetzung des Pi- lotprojektes geleistet.“ Alfred Weichinger ist von den Vorteilen des neuen Systems überzeugt: „Zu Beginn ist viel Abstim- mungsbedarf mit dem Pflegebereich und den Lieferanten notwendig. Je besser die Abstimmung, umso erfolgreicher die Umsetzung. Ich kann die systemgestützte Abwicklung der Konsignationslager jedem weiterempfehlen.“

Apothekerin Alexandra Danzinger sagt: „Wir sind gerne an innovativen Projekten beteiligt, da wir so bei der Entstehung neuer Prozesse aktiv mitwirken können. Insbesondere hat uns die Umsetzung des damit verbundenen Gutschriftsverfah- rens interessiert. Hierbei erfolgt die Abrechnung mittels vom EDV-System erstellten Gutschriften an die Lieferanten, anstel- le der üblichen Rechnungen, was einen erheblichen Vorteil gegenüber der ansonsten notwendigen händischen Rech- nungsabwicklung bietet.“

Nach erfolgreicher Umsetzung des Pilotprojekts wurde die systemgestützte Abwicklung von Konsignationslagern in einem Projekt mittels Stufenplan (Umsetzung in den Jahren 2015 bis 2020) in allen anderen Kliniken begonnen.

Projektteam

Das Projektteam setzt sich aus unterschiedlichen Bereichen zusammen. Die Projektleitung wird von der Abteilung Einkauf (Sabine Gmeiner) wahrgenommen. Die Abteilungen IKT (Gernot Zeitlinger, Gerda Klail) und Finanzen und Controlling (Bar- bara Keiblinger) begleiten das Projekt mit ihrem Know-how. Im Zuge des Rollouts erstmalig im Uniklinikum St. Pölten auf- getretener Themen waren weitere Systemanpassungen notwendig. Durch die tatkräftige Unterstützung von Daniela Darrer- Hölzl und Claudia Seifert stehen die neuen Systemanpassungen, von denen auch alle anderen Kliniken profitieren, seit März 2017 zur Verfügung.

Projektleiterin Sabine Gmeiner sagt: „Für die mittlerweile erfolgte sukzessive Umsetzung möchten wir uns herzlich bei den jeweiligen OP-Fachbereichen, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus den Materialwirtschafts- und Finanzabteilungen in den Kliniken bedanken. Mit vereinten Kräften kann auch ein sehr komplexes Thema im definierten Zeitrahmen zum Vor- teil aller Beteiligten umgesetzt werden.“