KIS-SYSTEM

Alles zum neuen NÖKIS

Ein gemeinsames KIS-System für alle NÖ Kliniken – daran arbeitet derzeit ein Projektteam rund um NÖKIS-Koordinator Alfred Staudinger. Was wird sich ändern? Was bleibt gleich? Und bis wann kann man mit dem neuen System rechnen?

Alle Antworten auf einen Blick.

Was ist ein KIS-System?

Ein KIS (Krankenhaus-Informations-System) ist das zentrale administrative und medizinisch/pfle- gerische IT-System, das die Abläufe im ambulan- ten und stationären Bereich unterstützt. Es hält die relevanten Patientendaten für die Anbindung aller wesentlichen Subsysteme wie etwa Laborsys- tem, OP-System oder Radiologiesystem bereit. Im Wesentlichen beinhaltet ein KIS folgende

Funktionen:

- administrative: Sämtliche Funktionen, die mit

der Aufnahme, der Verlegung und der Entlas

sung von Patienten zu tun haben.

- medizinische/pflegerische: Beispielhafte Funk

tionen sind Stationsmanagement, Leistungsan

forderungen, medizinische Dokumentation, Be

fundschreibung, Terminmanagement, Medikati

on sowie Unterstützung des gesamten Pflegepro

zesses.

- Statistikwesen

- Anbindung von Subsystemen


Warum sollen die alten KIS-Systeme abgelöst werden?

Die permanent neuen und steigenden Anforde- rungen an unsere KIS-Systeme können mit der derzeit vorhandenen Struktur nicht mehr in der adäquaten Qualität umgesetzt bzw. aufrechterhal- ten werden. Anforderungen durch sich

Alfred Staudinger ist 48 Jahre alt und kommt aus Steyr in Oberösterreich. Der Softwareexperte ist Koordinator des

NÖKIS-Projekts und kam

Anfang 2017 zur NÖ Lan- deskliniken-Holding. Er hat die HTL abgeschlos- sen. Danach war er lange mit einer eigenen IT-Firma selbstständig, die Entwick- lung von Ressourcenma- nagement-Programmen wurde zu seiner Speziali- tät. Deshalb ist er beim NÖKIS-Projekt auch für den Bereich Ressourcen- management und zentrale Terminplanung verant- wortlich und Programm- leiter.

Ing. Wolfgang Grim, MSc, ist 28 Jahre alt und kommt aus Sulz im Wie- nerwald. Er hat die HTL mit Schwerpunkt Netz- werktechnik besucht und absolvierte das Masterstu- dium Wirtschaftsinforma- tik (Schwerpunkt Projekt- management, Prozessma- nagement, IT-Strategie). Seit Jänner 2016 arbeitet er bei der NÖ Landesklini- ken-Holding. Davor war er als Projektmanager bei ei- nem IT-Dienstleister sowie IT-Strategieberater bei ei- ner internationalen Unter- nehmensberatung tätig. Seine Aufgabe beim KIS- Projekt: Technische Pro- grammleitung.

Otto Huterer ist 62 Jahre alt und kommt aus Baden. Er absolvierte eine Ausbil- dung in Programmierung und Programm-Organisa- tion, arbeitete in verschie- denen Krankenhäusern in Österreich und ist seit 2005 bei der NÖ Landes- kliniken-Holding. Er ist Ex- perte für KIS-Entwicklung und Umsetzung in den Echtbetrieb und hat mit seiner eigenen Firma KIS- Systeme in etwa 40 öster- reichischen Krankenan- stalten eingeführt. Seine Erfahrung soll einen gro- ßen Teil zum Erfolg des NÖKIS-Projekts beitragen.

Das Ziel ist ein ein- heitliches KIS-System, um eine ein- heitliche Datenqual- ität für die Patienten zu gewährleis- ten.

verändernde flexible medizinische Versorgungsstrukturen erhöhen die Systemkomplexität. Neben ei- ner ausgezeichneten medizinischen Versorgung fordern die Patienten zudem eine hohe Servicequali- tät, die sie auch in anderen Lebensbereichen bereits gewohnt sind, beispielsweise Terminvereinbarun- gen auf „Knopfdruck“. Zudem gewinnen rechtliche Anforderungen, wie etwa Datenschutzthemen, im- mer mehr an Bedeutung. Einfachste Änderungen bzw. Erweiterungen verursachen aktuell einen im- mensen Abstimmungsaufwand, was die Umsetzbarkeit massiv erschwert. Auch unsere Mitarbeiter wer- den immer mobiler und erwarten, dass ihr Hauptwerkzeug in allen Kliniken gleich bedient werden kann. Derzeit sind an unseren Standorten acht unterschiedliche KIS-Ausprägungen von fünf verschie- denen Anbietern im Einsatz.


Was ist Ziel des NÖKIS-Projekts?

Ziel ist die Einführung eines NÖ-weit einheitlichen Krankenhaus-Informations-Systems und die Schaf- fung von entsprechenden Betriebsstrukturen, um künftige Änderungen und Anforderungen effizient umsetzen zu können.


Wer bildet das Projektteam?

Mehr als 110 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus allen Berufsgruppen (Ärzteschaft, Pflege, Medizi- nisch-Technischer Dienst, Administration, Qualitätsmanagement usw.) arbeiten an der Ausarbeitung der Anforderung an das künftige KIS. Die Programmleitung bilden Alfred Staudinger, Ing. Wolfgang Grim, MSc, und Otto Huterer. In dieser Konstellation sind Fachwissen im medizinisch-pflegerischen Bereich, Projekt- und technisches Know-how wie auch langjährige KIS-Erfahrung vereint. Wolfgang Grim erklärt: „Wir haben das KIS in sechs Bereiche gegliedert und es war uns und der Geschäftsführung besonders wichtig, dass die Leitung der Arbeitsgruppen bzw. die Mitarbeiter der entsprechenden Ar- beitsgruppen von Experten speziell auch aus den Kliniken besetzt werden.“ (siehe Infokasten „Erweiter- tes Kernteam“)


Ändern sich mit der NÖKIS-Einführung Abläufe und Arbeitsprozesse?

Ein KIS ist vergleichbar mit einem Werkzeugkoffer – dieser Metapher folgend wird ein Werkzeugkoffer mit teilweise in die Jahre gekommenen Werkzeugen gegen zeitgemäße ausgetauscht. Rein durch das Austauschen der Werkzeuge ändert sich die Arbeitsweise jedoch nicht zwingend. Trotzdem besteht die Chance, bei dieser Gelegenheit Abläufe zu hinterfragen, zu verbessern und effizienter zu gestalten. Pro- jekte wie das NÖKIS werden üblicherweise für sinnvolle Änderungen herangezogen, da im normalen Arbeitsalltag für derartige Überlegungen oft keine Zeit bleibt. Wobei natürlich bewährte Prozesse beibe- halten werden.


Werden alle bisherigen Funktionen auch im neuen NÖKIS verfügbar sein?

Seit mehr als einem Jahr werden umfassende Ist-Analysen durchgeführt, um sicherzustellen, dass durch Einführung des neuen KIS keine bestehenden Funktionalitäten unbeachtet bleiben. Neben be- stehenden Funktionalitäten wird das künftige KIS aber natürlich auch neue moderne Funktionalitäten beinhalten.


Was ist seit dem Projektstart passiert?

Um die Komplexität eines KIS beherrschbar zu machen, wurde es in einzelne Bereiche zerlegt, die ge- trennt voneinander von unterschiedlichen Stellen bearbeitet werden können. Arbeitsgruppen wurden gebildet und sind schon weit in der Definition der Anforderungen an das neue KIS fortgeschritten. Zu- dem sind die Ist-Analysen der Kliniken nahezu abgeschlossen. Notwendige Schritte im Zuge der Ein- führung wurden teilweise bereits definiert und werden noch weiter verfeinert. Wir wissen also schon sehr genau, welche Herausforderungen im Zuge der Einführung auf uns zukommen und haben einige bereits gelöst.


Was sind die nächsten Schritte?

Derzeit wird intensiv an den Ausschreibungsunterlagen gearbeitet. Der Bestbieter soll bis Ende 2018 feststehen. Dafür wird es ein zweistufiges Ausschreibungsverfahren geben: In der ersten Stufe wird er- hoben, welche Anbieter fähig sind, ein solches Projekt zu übernehmen. In der zweiten Stufe müssen die eingeladenen Bieter umfassende Konzepte und Angebote ausarbeiten, die in mehreren Verhandlungs- runden konkretisiert werden, um schlussendlich den Bestbieter zu identifizieren.


Wie geht es dann weiter?

Im Jahr 2019 erfolgen gemeinsam mit dem Bestbieter detaillierte Abstimmungen zur Umsetzung im ausgewählten KIS. In weiterer Folge erfolgen die Pilotinstallation und der weitere Rollout. Die Pilotin- stallation dient dazu, die erarbeiteten Umsetzungen auf ihre Praxistauglichkeit zu prüfen und zu opti- mieren. Der konkrete Einführungsplan hängt von verschiedenen Faktoren wie Bauvorhaben, IT-Durch- dringung, weiteren Projekten, Anforderungen der Kliniken usw. ab und wird selbstverständlich zeitge- recht erarbeitet und mit den Kliniken abgestimmt.


Was sind die größten Herausforderungen?

Jedes Projekt in dieser Dimension ist natürlich eine große organisatorische und technische Herausfor- derung. „Es zeigt sich aber bereits jetzt, dass die Bedeutung dieses Projekts von den Kliniken entspre- chend gesehen wird und dass die Mitarbeiter auch mit hohem Engagement beim Projekt mitarbeiten und das Projekt mittragen“, sagt Wolfgang Grim.


Welche Einschulungsmaßnahmen sind geplant?

Da die Akzeptanz jedes neuen IT-Systems ganz wesentlich von den Einschulungsmaßnahmen sowie Unterstützungen in der ersten Betriebsphase abhängt, hat die optimale Umsetzung dieses Themas ei- nen zentralen Stellenwert. Hier wird in weiterer Folge ein umfassendes Einführungskonzept erarbeitet, das natürlich auch aufgrund der Erfahrungen in den Pilotkliniken gegebenenfalls nachjustiert wird.

ERWEITERTES KERNTEAM

Mag. (FH) Dr. Daniela Her- zog, MA, Stabsstelle für Projekt- und Prozessma- nagement in der Medizin vom LK Wiener Neustadt: Arbeitsgruppenleitung Medikation, pharmazeuti- sche Beratung

Katharina Linsbauer, MA, Leitung Stabsstelle Quali- tätsmanagement im UK Krems: Arbeitsgruppenlei- tung für Themenbereiche stationäre Abläufe und elektronische Fieberkurve

Mag. Gerlinde Mayer, Be- reich Pflege und nichtärzt- liche Gesundheitsberufe in der Holding Zentrale: Arbeitsgruppenleitung für Themenbereiche ambu- lante Abläufe und

Pflegedokumentation

DGKP Manfred Mayer CCM, Stabsstelle Quali- tätsmanagement & Entlas- sungsmanagement im LK Gmünd: Arbeitsgruppen- leitung für Themenberei- che Entlassung & Behand- lungsende

Dipl.-KH-BW Günter Stras- ser, Leitung Informations- und Kommunikationstech- nologie im UK Tulln: Ar- beitsgruppenleitung für den Themenbereich Auf- nahme